33 Regeln um deine Produktivität zu verbessern

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Die Heuristik bestimmt Regeln, die dir bei der Überwindung von Problemen helfen sollen. Wenn ein Problem derart groß oder komplex ist und die optimale Lösung unklar bleibt, kannst du mit heuristischen Wegen die Lösungsfindung bestreiten, selbst wenn dir deren Ergebnis zu Beginn noch nicht in den Sinn kommt und du dir dieses nicht visualisieren kannst.

Angenommen dein Ziel besteht darin, einen Berg zu erklimmen, aber es gibt keinen Pfad, dem du folgen kannst. Ein heuristisches Beispiel wäre dann:

Gehe auf direktem Wege nach oben, bis du auf unüberwindbare Hindernisse stößt. Bei einem solchen Hindernis gehst du nach rechts, bis du wieder nach oben Richtung Bergspitze gehen kannst.

Das ist sicherlich nicht das intelligenteste Beispiel, funktioniert in den meisten Fällen aber gut. Und zwar so gut, dass du am Ende tatsächlich die Spitze des Berges erklommen hast.

Die Heuristik garantiert nicht, dass du die beste Lösung findest oder dass du überhaupt eine Lösung findest. Dennoch hilft sie dir dabei, bestimmte Problemlösungen anzugehen. Die Stärke liegt darin, den Knackpunkt zu finden und diesen aktiv zu nutzen. Sobald du aktiv wirst und mögliche Lösungen in Betracht ziehst, erweitert sich auch dein Verständnis für das Problem. Sobald du also Wissen über das Problem selbst sammeln kannst, unternimmst du schon Kurskorrekturen und verbessert deine Herangehensweise so lange, bis du die Lösung im Idealfall direkt vor dir siehst.

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Wenn du ein Problem lösen möchtest und überhaupt nicht weißt wie, dann findest du oftmals eine Lösung, indem du dich mit dem Problem beschäftigst. Diese Lösung wäre dir sonst nie und nimmer eingefallen und mag auch kreativ sein. Natürlich ist das insbesondere bei kreativen Arbeiten wie der Software-Entwicklung der Fall. Manchmal weiß man gar nicht, was man genau tut, bis man erst einmal loslegt.

Die Heuristik hat viele praktische Anwendungsmöglichkeiten und eine meiner persönlich liebsten ist die persönliche Produktivität. Die Produktivitätsheuristik sind nichts weiter als Verhaltensregeln (einige allgemeine, aber auch einige situationsabhängige), die uns dabei helfen können, Dinge effizienter zu erledigen.

Das sind meine Favoriten

 

  1. In den Müll damit!  Die effizienteste Methode in der Absolvierung einer Aufgabe kann auch darin bestehen, diese einfach zu übergehen. Lösche Aufgaben auf deiner To-Do-Liste, wenn diese nicht wirklich nötig sind.
  2. Tägliche Ziele. Ohne die Klarheit ist es zu einfach, sich ablenken zu lassen. Setze dir Ziele für jeden Tag und entscheide, was du zu tun hast.
  3. Das Schlimmste zuerst. Um die Aufschiebung von Dingen zu vermeiden, musst du lernen, unangenehme Aufgaben als erstes zu lösen – am besten gleich am Morgen, bevor diese immer weiter verschoben werden. Dieser kleine Sieg wird den Beginn einer ganzen Erfolgsreihe des produktiven Tages bedeuten.
  4. Schlüsselzeiten.  Identifiziere deine besten Produktivitätszeiten und plane so, dass du deine wichtigsten Aufgaben in dieser Zeit erfüllen kannst. Arbeite an weniger schwierigen Aufgaben außerhalb dieser Zeiten.
  5. Phasen ohne Kommunikation. Richte strikte Phasen für Einzelarbeit ein, in denen du nicht gestört werden möchtest und in denen du dich voll und ganz konzentrieren kannst. Leichtere Aufgaben können außerhalb dieser Phasen angegangen werden, wenn du auch mit anderen sprechen kannst und dich nicht völlig isolieren musst.
  6. Mini-Meilensteine. Wenn du mit einer Aufgabe beginnst, lege ein Ziel fest, dass du erreichen musst, bevor du eine Pause einlegst. Wenn du an einem Buch arbeitest, solltest du beispielsweise nicht vor 1000 geschriebenen Wörtern eine Pause einlegen. Halte dieses Ziel ein, was auch immer passieren mag.
  7. Zeitspannen. Lege dir eine definitive Zeit vor, in welcher du arbeitest. Dies können 30 Minuten sein, in denen du eine Aufgabe angehst. Sorge dich nicht darum, wie weit du kommst. Fange einfach an und halte dich an diese 30min.
  8. Batching.  Lege gleiche Aufgabenbereiche zusammen, sodass du beispielsweise Telefonate alle nacheinander abarbeitest, bevor du dich an andere Aufgaben heranwagst.
  9. Der frühe Vogel. Stehe früh am Morgen auf, sagen wir 05:00 Uhr, und fange mit deiner wichtigsten Aufgabe an. So kannst du mehr erledigen als viele andere, die erst um 08:00 mit der Arbeit beginnen.
  10. Netz der Stille. Schnapp’ dir deinen Laptop und deaktiviere das WLAN. Gehe dann in deinen Garten, in eine Bibliothek oder in den Park, wo du nicht gestört werden kannst. Lass’ auch dein Smartphone zu hause.
  11. Tempo. Werde ein wenig schneller und erledige Dinge früher als sonst. Sprich schneller, tippe schneller, lies schneller. Gehe schneller nach hause.
  12. Relax. Mindere den Stress, indem du bewusst relaxt und dich bei deiner Arbeit nicht stressen lässt.
  13. Agenda. Stelle deinen Arbeitgebern, Kollegen oder Kunden genaue Abläufe bereit. So weiß jeder, wer wann was macht und die Effizienz steigert sich enorm. Dies kann natürlich auch für Telefonate verwendet werden.
  14. Pareto.  Das Pareto-Prinzip besteht aus der 80-20 Regel, wonach 80% des Arbeitswerts aus 20% der Arbeitsmühe entspringen. Konzentriere deine Energie auf diese kritischen 20% und verausgabe dich nicht bei den übrigen 80%.
  15. Auf die Plätze, fertig, los.  Vermeide Aufschiebungen, indem du nach dem Setzen von Zielen sofort mit der Arbeit beginnst, selbst wenn diese noch nicht perfekt durchgeplant sind. Sie können Dinge noch immer später anpassen.
  16. Minutengenau. Sobald du alle nötigen Informationen zum Treffen einer Entscheidung hast, gibst du dir selbst nur 60 Sekunden Zeit, um diese zu treffen. Nimm dir die ganze Minute lang Zeit, um deine Entscheidung zu durchdenken und erhalte eine klare Entscheidung. Sobald die Entscheidung getroffen worden ist, kannst du diese gleich in die Tat umsetzen.
  17. Frist. Setze di reine Deadline für die Erfüllung einer Aufgabe und nutze diese, um dich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
  18. Versprechen. Informiere andere über deine Tätigkeiten, da diese dich an diese erinnern werden und du vor ihnen keine Schwäche zeigen möchtest.
  19. Pünktlichkeit. Was auch immer ansteht, sei pünktlich.
  20. Lückenlesen. Lies ein Buch, wenn du auf jemanden wartest, für etwas anstehst oder während du auf deinen heiß geliebten Kaffee wartest. Wenn du ein Mann bist, kannst du selbst beim Rasieren lesen (wohl aber nur bei elektrischen Rasierern). Das wären dann allein 365 Artikel pro Jahr.
  21. Resonanz. Visualisiere deine bereits erreichten Ziele. Mache dir diese bewusst und du wirst schon bald bemerken, wie du dich besser fühlst und schon viel erreicht hast.
  22. Preise. Gib dir selbst immer wieder Belohnungen für erreichte Ziele. Schaue di reinen Film an, buche dir eine Massage oder verbringe einen Tag im Vergnügungspark.
  23. Quad 2.  Unterteile die wirklich wichtigen Aufgaben von den restlichen Aufgaben. Teile dir Zeit für die doppelt wichtigen Aufgaben ein, aber auch für die alltäglichen Dinge wie Sport, Lesen und natürlich für deine Beziehung.
  24. Kontinuum. Identifiziere am Ende eines Arbeitstages die erste Aufgabe des Folgetages und bereite benötigte Materialien vor. Der nächste Tag wird somit viel entspannter und direkter beginnen.
  25. Aufteilen. Unterteile komplexe Projekte in kleinere und genau definierte Aufgaben. Konzentriere dich dann auf diese, um Schritt für Schritt voranzukommen.
  26. Ein’s nach dem anderen. Sobald du mit einer Aufgabe begonnen hast, beende diese auch unbedingt. Fange nichts Neues an. Wenn du abgelenkt wirst, gib dir nur zwei Minuten Zeit und beende dann deine eigenliche Aufgabe.
  27. Was für ein Zufall. Nimm dir ein komplett zufälliges Projektstück vor und vervollständige es. Zahle eine ausstehende Rechnung. Absolviere ein nötiges Telefonat. Schreibe Seite 42 deines Buches.
  28. Unfassbar schlecht. Besiege deinen Perfektionismus, indem du eine deiner Aufgaben bewusst extrem schlecht erledigst und du weißt, dass dies nie jemand zu Gesicht bekommen wird. Schreibe einen Blogartikel über den Geschmack von Salz, entwerfe eine nicht funktionierende Webseite oder erstelle einen Geschäftsplan, der direkt zum Bankrott führt. Mit einem so schlimmen Entwurf kann es dann nur noch besser werden.
  29. 30 Tage. Identifiziere eine neue Angewohntheit, die du für 30 Tage beibehalten möchtest. Ein temporäres Ziel ist leichter einzuhalten als ein permanentes.
  30. Delegieren. Überzeuge jemanden, der deine Arbeit übernehmen möchte.
  31. Kreuzbestäubung. Melde dich für eine Kampfsportart an, schreibe einen Blog oder tritt einer Theatergruppe bei. Du wirst oftmals in einem Umfeld Ideen entdecken, die dir auch in deinem Beruf oder Projekt helfen werden.
  32. Intuition. Höre auf dein Bauchgefühl. Dieses liegt vermutlich richtig.
  33. Optimierung. Identifiziere Vorgänge, die du häufig verwendest und schreibe diese Schritt für Schritt auf. Sortiere den Vorgang auf Papier neu und gestalte den Prozess so effzienter. Manchmal sehen wir den Wald vor lauter Bäumen nicht und müssen einen Schritt zurückgehen.

Welche Techniken und Tipps hast du, um produktiver zu sein? Schreib mir einen Kommentar!

Alles Liebe,

Benedikt

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14 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hi Ben,

    das liebe Thema „Produktivität“. Ein Thema bei dem ich noch immer meine Herausforderungen habe.

    Für mich ist das Umsetzen von diesen Regeln sehr stark mit dem Integrieren von neuen Gewohnheiten verbunden.
    Deshalb funktioniert es bei mir persönlich am besten, wenn ich einen Punkt nach den anderen in meine Gewohnheiten integriere und nicht alles auf einmal umsetze.

    So wie ich immer zu sagen pflege: Schritt für Schritt, dafür kontinuierlich.

    DANKE
    Alles Liebe,
    Robert

  2. Ein paar schöne Punkte hast du da aufgeschrieben, Ben. Auch ich habe mit dem Thema Effektivität… manchmal noch so einige Probleme. Aber gerade mit Baby wird man automatisch effizienter. Mir hat besonders das Einführen von Tools geholfen. So habe ich jetzt eine feste To Do Liste mit Prioritäten (ich nutze dafür toggl.com) die meine Wochenziele enthält. Meine Tagesziele definiere ich dann im Google Kalender, so dass jede Stunde fest „verplant“ ist inkl. Pausen und Freizeit.
    Liebe Grüße
    Katrin

    1. Hallo Katrin, mit dem Ansatz kann ich viel anfangen, mache es ähnlich. Dass du dir auch Pausen „planst“ finde ich sinnvoll. Kenne einige Workaholics die ohne diese Erkenntnis erst am Abend drauf kommen, dass sie den ganzen Tag aufs Essen vergessen haben 😉

  3. Hi Ben,
    ich habe ein paar Gedanken zum Thema TEMPO: Selbst habe ich schon oft die Erfahrung gemacht, dass ich unter Zeitdruck beginne mit Hochgeschwindigkeit zu agieren. Das ist zwar arbeitstechnisch herrlich effizient, hat mir im Umfeld aber auch schon ein paar seltsame Blicke eingebracht, weil mir dann auch passieren kann, dass ich Gespräche in diesem Tempo führen will (klingt dann, als hätte man am Recorder die FF-Taste gedrückt).
    Und dann bin ich auf folgenden Spruch gekommen: „Hast du es eilig, so gehe langsam“. Und tatsächlich, wenn man das Tempo rausnimmt und jeden Schritt ganz achtsam und bewusst tut, wird man tatsächlich effizienter als unter Highspeed. – Und ganz nebenbei: eine bewusste Langsamkeit ist auf Dauer auch gesünder.

  4. Lieber ben,

    Viele deiner Tipps setze ich sowohl in meiner Arbeit als Blogger als auch in meinem Training um.
    Das sich bewusst nicht ablenken lassen ist für mich einer der wichtigsten Dinge um Produktiv zu sein.

    Super Artikel!!

  5. Schöne Liste Ben!
    Ich muss mich auch immer wieder darauf besinnen, erst eine Aufgabe abzuschließen, bevor ich die nächste anfange. Es ist sonst wahnsinnig frustrierend, wenn man nie etwas auf der To Do Liste abhaken kann, weil man von allem ein bisschen aber von nichts alles macht.

  6. Hallo Ben,
    für mich hat sich bewährt, morgens mit dem Schlimmsten zu beginnen und danach das Wichtigste zu machen. Dann ist mein Kopf frei und ich kann besser arbeiten 🙂
    In abgelenkten Phase benutze ich außerdem FocusBooster. Dabei wird mir immer wieder klar, wie viel ich tatsächlich in 25 Minuten schaffe, wenn ich konzentriert arbeite. Was leider nicht immer der Fall ist 🙂

    Lieben Gruß
    Linda

  7. Das passt ja, ich bin einer von denen der extra ein paar Stunden früher am Morgen aufsteht nur um ein paar Dinge mehr geregelt zu bekommen 😀 Super Liste, Danke dir 😀

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