Aufgabenlisten – Nie wieder Aufschieberitis oder Vergesslichkeit

Ein Gastartikel von Jürgen Kurz.

Kennst Du das? Du weißt, dass Du noch viel zu tun hast, kennst auch Deine Prioritäten und dennoch schiebst Du Aufgaben immer wieder auf, vergisst einzelne im Zweifel sogar. Das führt zu Stress und Unbehagen, denn auch wenn Du es besser weißt, es fehlt der Überblick. Das muss nicht sein.

Was ist das Problem

Du hast viel zu tun und weißt, dass eine Vielzahl an Aufgaben, Termine und sonstige Verpflichtungen auf Dich warten. Einen Teil hast Du in Deinem Mailprogramm, einige wiederum in einem Kalender auf Deinem Tisch oder in Deiner Tasche, dann wieder welche auf irgendwelchen Zetteln oder in Form sonstiger Notizvarianten. Schnell verliert man hier den Überblick, schnell vergisst man etwas oder neigt dazu Dinge, die eigentlich wichtig wären, aufzuschieben. Auch verliert man im Zweifel den Überblick über die Frage, was ist dringend und was ist wichtig. Hierfür gibt es jedoch eine einfache Lösung: die Aufgabenliste. 

So klappt es

Zunächst einmal ist es wichtig eine schriftliche Aufgabenliste zu erstellen. Hier solltest Du alle Aktivitäten, anstehenden Termine und Verpflichtungen so auflisten wie sie Dir einfallen beziehungsweise unterkommen. Als Nächstes gilt es die voraussichtliche Länge der einzelnen Punkte auf der Liste abzuschätzen. Dabei solltest Du stets darauf achten, dass Du genügend Zeit einplanst und Pufferzeiten berücksichtigst. Auch ein klares Zeitlimit hilft Dir dabei die Aufgaben und Termine besser zu strukturieren. Verplane dabei für Deine Aufgabenliste nie mehr als 60% Deiner Arbeitszeit, denn Du weißt nie, was noch Unvorhergesehenes in der restlichen Zeit auf Dich zukommt und kurzfristig erledigt werden möchte. Setze Dir zum Schluss klare Prioritäten. So wird es Dir schwerer fallen Aufgaben im Verlauf einfach aufzuschieben. Hierbei kann Dir zum Beispiel die ABC-Analyse helfen. Letztlich ist es noch entscheidend, dass Du Deine Aufgabenliste regelmäßig auf Aktualität und Genauigkeit prüfst. Erledigtes gehört gestrichen oder gelöscht, Prioritäten angepasst und neue Aufgaben hinzugefügt.

Vergiss nie wieder eine Aufgabe, einen Termin oder Verpflichtung mit Deiner regelmäßig gepflegten Aufgabenliste und vor allem gönn Dir selber das Erfolgserlebnis, wenn Du Aufgaben – statt sie aufzuschieben – als erledigt von der Liste streichen kannst.

Die ABC-Analyse

Wie aber, so wirst Du dich fragen, soll ich meine Aufgaben priorisieren? Es gibt viele Möglichkeiten dies zu tun. Eine davon ist die ABC-Analyse, welche ich Dir gerne vorstellen möchte. Deine Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig, doch Dein Ziel ist es, stets das Wesentliche von dem Unwesentlichen zu trennen und die wichtigsten (und vielleicht zugleich dringlichsten) Aufgaben, Termine und Verpflichtungen in der richtigen Reihenfolge zu ordnen. Hierbei unterscheidest Du zwischen den wichtigsten (A), den weniger wichtigen (B) und den unwichtigen (C) Punkten und kannst diese schnell und übersichtlich strukturieren. Du musst dich nicht auf diese drei Kategorien versteifen, sondern kannst diese – der Aufgabenliste und Situation anpassen – auch erweitern. Entsprechend der zugewiesenen Priorität kannst du nun Deine Liste neu strukturieren. Dies bedeutet nicht zwingend, dass Du sie noch einmal schreiben musst – farbliche oder anderweitig auffällige Markierungen reichen oft aus. Zug um Zug kannst du Deine Aufgabenliste in der priorisierten Reihenfolge abarbeiten.

Empfehlenswert ist es im Übrigen, wenn man die A-Aufgaben zu der Zeit am Tag abarbeitet, an der man den meisten Elan mit sich bringt, derweil C-Aufgaben auch zu Zeiten Deines Tagestiefs (zum Beispiel nach dem Mittagessen) erledigt werden können.

Beachte beim Abarbeiten Deiner Aufgabenliste, dass Du nicht plötzlich vor der Herausforderung stehst, dass B-Aufgaben zu A-Aufgaben werden. Denn so passiert es schnell, dass Du einmal mehr in eine Stresssituation gerätst, die Du gerade mit der Priorisierung der Aufgabenliste zu vermeiden versuchst.

Das könntest Du sofort umsetzen

• Suche all Deine Aufgabenlisten zusammen, die Du momentan verwendest und übertrage alle Aufgaben auf eine einzige Liste.  Auch Aufgaben, die Du momentan noch im Kopf gespeichert hast, sollten auf die Liste – denn kaum jemand kann sich alles merken, ohne es nicht aufgeschrieben zu haben.

• Setze ein Fälligkeitsdatum hinter jeden Punkt, sodass Du – terminlich gesehen – nichts mehr aus den Augen verlierst.
• Und jetzt kannst Du priorisieren und ein Zeitbudget festlegen. Ein Profitipp zum Priorisieren, ist die 25.000$-Methode für Deine Aufgabenliste in Outlook.

Das alles kannst Du innerhalb kürzester Zeit erledigen und gewinnst einen ersten Überblick. Als zweiten Schritt übernimmst Du nun die einzelnen Aufgaben in Deinen Kalender.

Das bewirkt der Tipp

• Stress, Vergessen und Aufschieben werden so schnell zur Vergangenheit gehören und Du kannst Deinen Tag effektiver und effizienter gestalten.
• Ab sofort bist Du Herr über Deine Aufgabenliste und aus Demotivation wird Motivation.

Lege jetzt los! Ich wünsche Dir viel Erfolg.

 

Mit effizienten Grüßen

Jürgen Kurz

 

Über den Autor: 

Büro-Effizienz-Experte (ntv) und „Aufräumer Nr.1“ (rtl), Experte für digitales Arbeiten. Jürgen Kurz ist Unternehmer, Senior-Consultant und Blogger. Er ist der Begründer von Büro-Kaizen^®, einer Methode, die mindestens 20 % mehr Effizienz im Büro ermöglicht. Die Schwerpunkte sind effiziente Prozesse im Büro, digitale Lösungen, das Büro von morgen und mobiles Arbeiten. Kaizen kommt aus dem Japanischen und bedeutet „ständige Verbesserung“. Ich habe das aus Produktionsprozessen stammende Kaizen-Prinzip auf die Büroorganisation erfolgreich übertragen. Mein Versprechen: „Sie räumen noch genau einmal auf und dann NIE wieder!“ Inzwischen gelte ich als Deutschlands anerkannter Aufräum-Experte.