10 Tools um produktiver und zeitsparender zu arbeiten

ablenkungsfrei

Ein Gastartikel von Anne Bayer.

Es gibt diese Arbeitstage, an denen sich die Uhr scheinbar noch schneller dreht als sonst. Tick Tack. Ein nervöse Grundstimmung schleicht sich langsam ein und Du bereitest Dich schon einmal auf ein paar zusätzliche Überstunden vor.

Dabei ist Deine Zeit doch so kostbar. Zwinge Dich also nicht, Dich Tag für Tag mit Überstunden zu quälen. Entscheide Dich, nicht MEHR Zeit an Deinem Arbeitsplatz zu verbringen, sondern Deine Arbeitszeit zu 100 PROZENT effektiv zu nutzen.

Und Du wirst auch dieses Problem sicherlich kennen: Unser Computer und unser Smartphone sind unsere treuesten Begleiter – bei der Arbeit, aber auch in unserer Freizeit.

Darin liegt aber, Hand aufs Herz, auch eines unserer Probleme. Die Grenzen verschwimmen, es gibt grundsätzlich IMMER spannende Neuigkeiten und wir verlieren schnell den Fokus.

Es mag im ersten Moment vielleicht paradox klingen, aber Du kannst Dein digitales Arbeiten mit technischen Hilfsmitteln effektiver und fokussierter gestalten. Für eine produktivere Arbeitszeit. Und damit auch für mehr Zeit nach dem Arbeiten.

Du könntest jetzt also so weiter machen wie bisher. Oder aber Du schaust Dir diese Liste mit 10 hilfreichen Tools & Apps an, mit denen Du Deine wertvolle Zeit beim Arbeiten noch bewusster
nutzen kannst:

Halte Dir Deinen Kopf frei – Organisiere Deine Ideen, Gedanken und Aufgaben digital

Laut einer Studie der Florida State University haben unvollendete Aufgaben negative Auswirkun-gen auf unsere Gehirnaktivität und damit auch auf unseren Arbeitsprozess.

Kurz gesagt: ausstehende Aufgaben machen Dich deutlich unproduktiver.

Spannend ist dabei aber vor allem folgendes Phänomen: Notierst Du Dir Deine Ideen oder Aufga-ben vor Deiner nächsten Tätigkeit, so hat es ungefähr den gleichen positiven Einfluss wie eine bereits fertig gestellte Aufgabe. (Quelle: bbc.com)

Also erleichtere Dir Dein Arbeiten ganz simpel, indem Du schlichtweg Deine Gedanken auf-schreibst. Ich persönlich liebe handschriftliche To-Do-Listen und schnelle Brainstorming-Skizzen.

Aber wenn wir ehrlich sind, verändern sich unsere digitalen To-Dos viel zu schnell oder wir finden unsere Inspirationen on-the-road oder zufällig beim Störbern im Netz.

Ein sicherlich bekannter, aber zuverlässiger Organisations-Allrounder ist das Selbstmanagement-Tool Evernote – die Basis-Version ist sogar kostenlos.

Warum gerade Evernote? Drei gute Gründe für diese Entscheidung:

  • Du kannst Deine privaten und beruflichen To-Dos als Tages-, Wochen, Monats- und Jahresziele planen und mit Erinnerungsfunktionen versehen. Zeitmanagement ist schließlich auch Zielmana-gement.
  • Sammle und archiviere Deine Ideen und Inspirationen als Link, Foto, Text oder auch als Audio-datei – verfüge auf allen Deinen Geräten darüber und speichere Deine Ideen überall ab.
  • Du kannst Deine Infos teilen: Versende Notizen, exportiere sie als E-Mail oder importiere E-Mails in Evernote. Außerdem kannst Du verschiedene Materialien inzwischen zu Doodle-Umfragen hinzufügen – wenn das mal nicht praktisch ist.

Unerledigte Aufgaben sind – seien wir mal ehrlich – häufig auch aufgeschobene Aufgaben.

Denn manchmal weicht unsere Neigung zur Prokrastination uns scheinbar nicht von der Seite und begleitet uns beim Arbeiten wie ein fieser Beobachter.

Die I-Phone App Procraster hilft Dir dabei, Ihre Call-to-Action „Stop running. Start doing.“ in die Tat umzusetzen. Denn diese App bringt Dich zunächst dazu, Dir über den Grund Deiner Aufschie-beritis im Klaren zu werden:

  • Weißt Du nicht, wie Du diese Aufgabe beginnen sollst?
  • Fühlst Du Dich durch das Pensum erschlagen?
  • Hat Dich ein Fehler aus der Bahn geworfen?

Je nach Ursache unterstützt Dich die App mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung dabei, die Aufgabe endlich zu erledigen. Gleichzeitig kannst Du diese App als gesamten Task-Manager nutzen und Deine Erfolge als Statistiken anzeigen lassen.

Du bist Meister darin, Dich abzulenken? Drei Tools gegen Deine persönlichen Störquellen

A. Eine zeitnahe Beantwortung Deiner Mails ist Dir wichtig? Das verstehe ich. Wusstest Du aber zum Beispiel, dass die ständige Ablenkung durch einflatternde Mails Deinen IQ zeitweise um bis zu 10% senken kann? Nur als kleine Randnotiz: Dieser kurzzeitige IQ-Verlust ist tatsächlich größer als beim Haschisch-Konsum ;). Willst Du das also wirklich? (Quelle: cnn.com)

Lege stattdessen einen bis maximal drei Zeiträume pro Tag fest, in denen Du Deine Mails überprüfst. Als Gmail-Nutzer kannst Du zusätzlich ein Plugin verwenden, mit denen Du Deine Inbox einfach zeitweise pausieren lassen kannst.

Und wenn Du doch einfach mal nur eine schnelle Mail absenden willst, ohne in Deine Inbox gehen zu müssen, so kann Dir die Mac App Let.ter weiterhelfen. Optisch und technisch ähnelt das Programm eher einem Text Editor und es garantiert Dir ablenkungsfreies Versenden von Mails. Diese spart an sich vermutlich keine Zeit – garantiert Dir aber, Dich nicht gegen Deinen Plan doch zu lange in Deiner Inbox aufzuhalten.

B. Und dann wären da ja noch Twitter, Facebook und Co. Unsere liebsten Freunde wandeln sich beim Arbeiten schnell zu unseren größten Feinden. Zumindest können sie zu einem Gegner unserer Produktivität werden.

Falls Dir tatsächlich manchmal die Kontrolle fehlt, so kannst Du Dir mit Hilfe einiger Tools den Zugang zu bestimmten Seiten oder für das gesamte Internet für einen festgelegten Zeitraum selbst sperren. Das klingt vielleicht ein wenig drastisch, kann Dir bei Deiner Fokus-Arbeit aber wirklich helfen.

Du willst es testen? Die Tools Freedom für Mac (sperrt das gesamte Internet), StayFocusd für Chrome und LeechBlock als hilfreiches Add-on für Firefox bieten Dir diese Möglichkeit.

Willst Du ganz genau wissen, welche Webseiten und welche Aktivitäten Deine Zeit klauen?
Dann rette Deine Zeit mit der Management-Software RescueTime. So kannst Du Deine Zeitverteilung genau kontrollieren oder Dich per Alarmfunktion sogar warnen lassen, falls Du zu viel Zeit auf einer bestimmten Seite verbringst.

Spare Zeit durch bewusstes Single-Tasking und automatisiere Gewohnheiten

Die Mac-App OneTask macht ganz genau das möglich, was ihr Name verspricht: Sie hilft Dir da-bei, eine einzige Aufgabe permanent in den Fokus zu rücken.

Der Ablauf und die Gestaltung sind dabei wirklich simpel, Du hast nämlich lediglich zwei Möglich-keiten: Entweder Du startest eine Aufgabe aus Deiner angelegten Liste oder verschiebst bestimm-te Aufgaben auf später.

Deine aktuelle Aufgabe erscheint deutlich sichtbar in einem Balken, den Du aber innerhalb Deines Arbeitsbereiches selbst anordnen kannst. Gleichzeitig läuft eine Stoppuhr während des Arbeitspro-zesses und in einigen Abständen bewegt sich der Balken, welcher Dich schon fast penetrant an Deine Aufgabe erinnert;) Hast Du eine Aufgabe als erledigt markiert, so beginnt automatisch die nächste Aufgabe. Diese App fordert Disziplin und Fokus gerade zu heraus – ist damit aber auch sicherlich Geschmackssache.

Und manchmal möchte man einfach nur schreiben. Ohne Schnick-Schnack und Ablenkung.
Die Software OmmWriter verwandelt Deinen Bildschirm in einen störfreien und entspannten Ar-beitsplatz – optional auch mit meditativer Musik.

In Deinem Schreibprozess oder in Deinen täglichen Aufgaben, können auch kleine Tools wie zum Beispiel TextExpander (die Windows-Alternative dazu ist Phrase Express) auf Dauer viel Zeit spa-ren.

Denn wir alle nutzen besondere Redewendungen, Wortgruppen und Phrasen. Und genau diese erkennt dieses Tool, sodass beispielsweise schon 3 Buchstaben ausreichen, um den Rest des Satzes ganz automatisch zu füllen. Du kannst dieses Tool speziell für Dein E-Mail-Programm oder aber für Dein gesamtes System verwenden – das liegt ganz bei Dir.

Das Tool lässt sich mit Sicherheit mit etwas Übung sehr weit ausbauen, kann aber auch schon dabei helfen, einfach einige Floskel automatisch zu speichern.

Wenn wir dann schon beim Zeit sparen sind: Immer wieder arbeiten wir ja auch unterwegs per Smartphone oder Tablet.

Besonders praktisch ist dann die App IFTTT (iOs/Android) – die App „If This Then That“ hat kurz gesagt folgenden Nutzen: Du kannst verschiedene Deiner Apps – von Social Media, E-Mail bis hin zu Hilfstools – miteinander verknüpfen und verschiedene Aktivitäten einander zuordnen.

Sprich: Du hast ohnehin bestimmte Gewohnheiten? Dann verbinde zum Beispiel eine Aktion auf Facebook mit einer automatischen Notiz bei Evernote. Simples Zeitsparen: auf eine Aktion folgt automatisch die nächste.

Pausen machen und Zeit gewinnen? Ja, richtig. So hältst Du Deine Produkti-vität aufrecht

Vergisst Du manchmal Deine Pausen? Oder verzichtest Du tatsächlich absichtlich darauf?
Lass es Dir gesagt sein: das ist definitiv der falschen Bereich, um Zeit zu sparen. Denn ohne Pau-sen nimmt Deine Produktivität ab, Entscheidungen fallen Dir schwerer, die Motivation lässt nach und Fehler schleichen sich ein.

Das kostenlose Tool Time Out erinnert Dich in selbst festgelegten Intervallen daran, kleine Mikro-pausen aber auch längere Pausen von 5-10 Minuten in Deinen Arbeitsprozess zu integrieren.

Das Prinzip ist simpel: Der Bildschirm wird transparenter und das Time-Out-Symbol erscheint – Zeit für eine Pause. Da in manchen Momenten die Pause vielleicht wirklich nicht passend ist, kannst Du sie natürlich auch verschieben oder ganz aufheben – aber mach das bloß nicht zu oft, sonst hat sie definitiv ihren Zweck verfehlt ;). Auch für Windows gibt es ein passendes Gegenstück mit dem Namen Workrave.

Du kennst viele dieser Tools schon? Na, das ist ja wunderbar. Aber es gibt diesen kleinen, feinen Unterschied zwischen kennen und nutzen – also, hole alles aus Deiner Arbeitszeit heraus und überwinde Deinen inneren Schweinhund. 🙂

Grundsätzlich aber gilt natürlich: der Markt an Apps & Tools ist unglaublich groß. Vielleicht kennst Du bessere Alternativen oder kannst mit bestimmten Tools auch gar nichts anfangen – ich möchte Dir keine optimalen Rezensionen bieten, sondern schlichtweg kleine technische Hilfen und Tipps für Deinen Arbeitstag. Die Entscheidung liegt letztendlich ganz bei Dir.

Ein Gastartikel von Anne Bayer.

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5 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hallo Anne,

    würde mich freuen, wenn du uns das nächste Mal auch mit in deine Liste aufnimmst, auch wenn du eher in der MAC-Welt zu leben scheinst. 😉

    Wir haben habe mit FocusMe ein Tool für Windows entwickelt, dass viele der Dinge kompbiniert, die du im Artiekl beschrieben hast:

    Ablenkungen Blocken,
    Pausen machen,
    Zeit tracken,
    etc.

    Vielleicht schaust du es dir ja mal an:

    http://www.focusme.co

    Liebe Grüße
    Will

    1. Hallo Will,

      vielen Dank für Deinen Tipp! Zugegebenermaßen, ja – ich bin wohl eher in der Mac-Welt zu Hause. 😉

      Ich habe mir Euer Tool FocusMe gerade angeschaut.
      Es kombiniert und verbindet (auf den ersten Blick) tatsächlich viele nützliche Funktionen in einem Paket.

      Für Windows scheint es also eine gute Sache zu sein. 🙂

      Ich werde es mir in jedem Fall für die Zukunft merken.

      Herzliche Grüße,
      Anne

  2. Um Mails abzuarbeiten ist The Email Game ganz nützlich. Man kann einstellen, wieviele Mails man in einer Session öffnen will, sie mit Boomerang terminlich verschieben und man bekommt Punkte wenn man schnell ist. Sehr nützliche Gamificaton.
    Ob sie deine Mails mitlesen? Wenn du ein Gmail-Konto hast ist das wahrscheinlich eh egal;-)

    Omm Writer nutze ich auch ganz gerne. Gut gemacht. Rescue Time ist auch sehr nützlich.

    Für OneTask gibt es noch eine kostenlose Alternative im AppStore DoOneThing.

    1. Hallo Dirk,

      vielen Dank auch für Deine Tipps und Ergänzungen!

      Die Gamification-Erweiterung klingt auf jeden Fall interessant.

      Durch die möglichen Punkte bekommt man natürlich ausreichend Anreiz, die Mails schnell zu beantworten – und so ist die Gefahr der Prokrastination natürlich deutlich geringer.

      Ich halte es aber auf jeden Fall für wichtig, sich feste Zeitpunkte zum Beantworten von Mails zu setzen, um den Fokus nicht zu verlieren. Die Möglichkeit, die Mails innerhalb von Sessions zu öffnen und zu bearbeiten, ist dabei aber bestimmt hilfreich!

      Vielen lieben Dank auch für Deine kostenfreie Alternative zu OneTask. 🙂

      Liebe Grüße,
      Anne

  3. Ich bin leider totaler Internet-Suchti und musste da jetzt hart durchgreifen.

    Habe mir ein Tool names Focusme installiert mit dem ich sämtliche Zeitverschwender-Websites tagsüber blocken kann. Wenn ich auf die Websites zugreifen möchte, muss ich ein zufällig generiertes Passwort mit 120 Zeichen eingeben.

    Für ganz schwere Fälle hat das Tool auch einen Forced-Modus, denn kann man dann überhaupt nicht mehr ausschalten.

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