Arbeitest du auch gerne mit To-Do-Listen und nutzt du sie, um deine Ideen und Aufgaben zu erfassen? Doch hast du nicht manchmal das Gefühl, trotz deiner Struktur mit der Erledigung deiner Aufgaben nicht weiterzukommen? Dann solltest du darüber nachdenken, was dich an der Erledigung deiner Aufgaben hindert. Sind es der Aufbau der Listen, deine falsche Einschätzung oder vielleicht doch dein Umfeld, das dich einfach immer wieder blockiert. Mit ein wenig Weitblick, über den Rand deiner To-Do-Liste hinaus und einer Optimierung in deiner Arbeitsweise kannst du es schaffen, das Maximum aus deiner To-Do-Liste herauszuholen. Und das Beste daran, du musst dafür nicht einmal 15 Minuten deiner Arbeitszeit investieren.
- Hände weg von deinem Posteingang – Der Posteingang ist der Tod jeder To-Do-Liste. Nichts ist unberechenbarer als hereinkommende Nachrichten. Viele Menschen neigen dazu, bei jeder hereinkommenden Nachricht, bei jedem Telefonklingeln oder bei jedem neuen Post in Social-Media-Kanälen sofort von ihrer Aufgabenliste abzukommen und sich stattdessen, um die neue, wichtige Nachricht zu kümmern. Und genau da liegt das Problem! Setzt du es dir als Ziel, in deinem Posteingang keine ungelesenen Nachrichten zu haben oder nach dem ersten Klingeln sofort dein Telefon abzuheben, solltest du unbedingt deine Prioritäten überdenken. Das heißt natürlich nicht, dass du deine E-Mails ab jetzt ignorieren sollst, doch alles zu seiner Zeit. Plan eine fixe Zeit dafür ein, in der du dich ausschließlich, um die Bearbeitung deiner To-Do-Liste kümmerst und dich von nichts anderem ablenken lässt.
- Vergiss nicht auf Wachstum – Beim Erstellen einer To-Do-Liste kannst du natürlich nur das Hier und Jetzt berücksichtigen. Doch hast du dir schon einmal Gedanken darüber gemacht, welche Auswirkungen Wachstum auf deine Aufgaben haben könnte? Wachstum kann in vielen Ausprägungen zu Stande kommen und deine Aufgabenliste stark beeinflussen. Dabei geht es nicht nur um das Wachstum in deinem Unternehmen, sondern auch um ein wachsendes Aufgabengebiet oder um eine wachsende Verantwortung. Versuch daher in deiner Aufgabenliste potenzielles Wachstum zu berücksichtigen. Gibt es Änderung in deinem Wachstum ist es notwendig, die To-Do-Liste entsprechend anzupassen.
- Sei nicht zu überorganisiert – Organisation ist wichtig. Sie hilft dir dabei deine Dinge auf die Reihe zu kriegen. Doch bist du zu überorganisierst und möchtest deine Aufgaben auf den Punkt genau erledigen, schaffst du dir selbst einen unnötigen Stress. Überdenk daher den Aufbau deiner To-Do-Liste. Ist es wirklich notwendig, eine Aufgabe zu einem bestimmten Tag zu erledigen oder reicht es vielleicht eine Kalenderwoche anzustreben. So hast du deine Aufgaben weiterhin im Blick, verschaffst dir aber gleichzeitig ein Stück mehr Flexibilität und Freiheit.
- Sei nicht zu unpräzise – Führst du deine Listen zu ungenau und lässt zu viel persönliche Interpretation offen, kann das schnell nach Hinten losgehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein vernünftiges Mittelmaß zwischen Organisation und Flexibilität zu finden. Versuch dir einen vernünftigen Wochenarbeitsplan aufzubauen. Dieser soll dir dabei helfen, dich auf die fixen Prioritäten zu konzentrieren und dir dennoch die Freiheit lassen, flexiblere Aufgaben frei einzuplanen.
- Lebe eine gesunde Basis – Du kannst deine Aufgaben nur erfüllen, wenn es dir gut geht. Du kannst sie nur erfüllen, wenn du körperlich und geistig fit bist. Daher ist es wichtig, nicht nur in deinem Arbeitsumfeld für ein angenehmes Klima zu sorgen, sondern auch im privaten Bereich mit dir im Reinen zu sein. Strebe daher eine ausgeglichene Work-Life-Balance an. Versuch berufliches und privates zu trennen und nimm dir die Auszeit, die du brauchst.
- Verplan dich nicht bis ins letzte Detail – Lauf nicht in die Gefahr, dich durch deine Listenstruktur komplett zu blockieren. Sieh deine To-Do-Liste als Leitfaden für deine wichtigsten Aufgaben, aber nicht als alleinige Bestimmung für deine ganze Arbeit. Bau bewusst eine freie, ungeplante Zeit in deinen Wochenablauf ein. Nutze diese Zeit für kreative Aufgaben. Nutze diese Zeit für Aufgaben, die zu erledigen sind, aber kein Fixdatum haben. Nutze diese Zeit für Aufgaben, auf die du gerade Lust hast. Verspürst du die Lust etwas tun zu wollen, wirst du schneller und effektiver erfolgreicher sein.
- Zweifle nicht an dir selbst – Niemand kann auf Dauer auf Hochtouren fahren. Niemand kann tagein und tagaus 100% Prozent geben. Erwarte das daher auch nicht von dir. Du hast nicht jeden Tag die gleiche Energie und kannst nicht jeden Tag dieselbe Leistung bringen. Kommst du einmal nicht so voran, wie du es geplant hast, fang nicht damit an, an dir selbst zu zweifeln. Selbstzweifel ist hier absolut fehl am Platz. Das Einzige was du tun kannst, ist stets dein Bestes zu geben. Kannst du dein dir gesetztes Ziel nicht erreichen, geht die Welt auch nicht unter. Wichtig ist es, in diesem Fall nicht den Kopf in den Sand zu stecken. Stattdessen solltest du den Aufbau deiner To-Do-Listen überdenken und sie nach diesen 7 Punkten durchleuchten.
Fazit
Eine gut geführte To-Do-Liste ist ein absolut hilfreiches Arbeitstool. Es kann dir dabei helfen, dich und deine Arbeit in eine vernünftige Struktur zu bringen und eine Übersicht über deinen „Aufgabenhaufen“ zu behalten. Das kann allerdings nur funktionieren, wenn deine To-Do-Listen der Realität entsprechen. Vergiss nie, dass es sich bei einer To-Do-Liste, um eine Arbeitsliste und nicht um eine Wunschliste handelt. Merkst du, dass dich deine Liste mehr blockiert als sie dir Nutzen bringt, solltest du auf jeden Fall den Aufbau hinterfragen. Eine To-Do-Liste von heute kann morgen schon nicht mehr aktuell sein. Sieh deine Aufgabenliste, daher nicht als fix in den Stein gemeißelt, sondern gib dir einen persönlichen Freiraum, jederzeit einen Feinschliff durchzuführen. Du wirst sehen, je besser deine Aufgabenliste ist, desto besser sind deine Ergebnisse. Je besser deine Aufgabenliste ist, desto stressfreier wird dein Arbeitsalltag. Je besser dein Arbeitsalltag ist, desto zufriedener bist du und kannst deine verbleibende Energie auch auf andere Aufgaben, die dir am Herzen liegen einsetzen.
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