E-Mail-Größe: warum sie auch heute noch die magische Grenze von 5 MB beachten sollten

E-Mails sind Büroalltag – die zunehmende Flut, die in immer kürzerer Zeit bearbeitet werden will, auch. Wer allerdings die E-Mail-Regeln beherrscht, tut sich und anderen Mitarbeitern und Kunden einen Gefallen. Eine der Regeln davon ist schlicht und simpel: die E-Mail-Größe. Zwar ist das Versenden von großen Dateien heute sehr viel leichter – es gibt aber doch gute Gründe dafür, die maximale Größe Ihrer E-Mail zu beschränken: auf 5 MB nämlich.

Grund Nr. 1: mögliche Viren

Viele Virenscanner haben eine Standardgröße von 5 MB als E-Mail-Größe eingestellt. Es kann Ihnen also passieren, dass Ihre E-Mail Ihren Empfänger nicht erreicht, ganz einfach aus dem Grund, weil deren IT-Abteilung sie aus Sicherheitsgründen ablehnt.

Grund Nr. 2 – mobiler Datenverkehr ist nicht umsonst

Viele Ihrer E-Mail-Empfänger sind täglich unterwegs und rufen mobil an allen möglichen Orten Ihre E-Mail ab: ob im Auto, in der Bahn oder zuhause, in den eigenen vier Wänden. Es kann sein, dass sein E-Mail-Empfangsprogramm auf seinem Handy automatisch so eingestellt ist, dass E-Mail-Anhänge direkt heruntergeladen werden. Für mobile Datenverbindungen kann das teuer werden. Zumal Ihre E-Mails nach dem Versand durch ihre Umwandlung um den Faktor 1,4 größer werden. Was also bei Ihnen wie 5 MB aussieht, muss beim Empfänger schon als 7 MB angesehen werden.

Grund Nr. 3: die Firewall-Einstellungen im Unternehmen Ihres E-Mail-Empfängers

Ebenso wie der Virenscanner standardmäßig Alarm schlagen kann, wenn Ihre E-Mail zu groß ist, kann die Firewall im Empfänger-Unternehmen diese ablehnen. Einfach um mögliche Probleme mit der Weiterleitung im Unternehmensnetzwerk auszuschließen – und das Netzwerk nicht unnötig zu belasten. Schließlich empfangen ja auch noch ganz viele andere Mitarbeiter E-Mails.

Grund Nr. 4: Ihre E-Mail-Adresse landet vielleicht in einer Blacklist als Spam

Erreicht Ihre E-Mail aufgrund der überschrittenen E-Mail-Größe von 5 MB nicht ihren Empfänger, weil Sie als mögliche Spam-E-Mail herausgefischt wird, werden auch alle weiteren E-Mail, die Sie versenden, aussortiert. In der Annahme, Sie seien grundsätzlich Versender von Spam-E-Mails. Anschließend müssen Sie sich darum kümmern, von dieser Spam-Blacklist wieder gestrichen zu werden – und das ist auf jeden Fall unnötiger Aufwand.

Grund Nr.5: Router können Probleme bekommen

E-Mails werden auf ihrem Weg durch das Internet auf Pakete aufgeteilt – und anschließend wieder beim Empfänger zusammengesetzt. Wenn ein Router beim Empfänger mit dem Zusammensetzen der Pakete Ihrer großen E-Mail-Anhänge beschäftigt ist, belastet das dort die Kapazitäten für Surfen oder Telefonieren über VOIP.

EXTRA-TIPP: Sie müssen auf jeden Fall eine E-Mail mit mehr als 5 MB insgesamt versenden? Dann nutzen Sie die folgenden Möglichkeiten

1. Komprimieren: Packen Sie Ihre Daten und verwenden Sie dafür ein kleines Komprimierungstool wie: Winzip, 7zip oder WinRAR.
2. Aufteilen: Versenden Sie E-Mail-Anhänge in mehreren E-Mails – damit können Sie die einzelne E-Mail-Größe unter die magische Grenze von 5 MB senden, die den Empfang aufgrund der IT-Sicherheitseinstellungen in manchen Unternehmen begrenzt.
3. Filehosting: Nutzen Sie einen Filehoster – wie Dropbox oder Google Drive. Hier versenden Sie einen Link zu dem jeweiligen Cloud-Anbieter und lassen Ihren Empfänger große Dateien selbst herunterladen.
4. Ankündigen: Fragen Sie bei Ihrem Empfänger vor Versand Ihrer E-Mail nach – vielleicht bietet er Ihnen eine bevorzugte andere Möglichkeit an, wie den Einsatz eines FTP-Servers.

Ihr Unternehmen hat noch striktere Einstellungen für die E-Mail-Größe? Gerne erfahre ich die Gründe – hinterlassen Sie einfach einen Kommentar. Ich freue mich darauf.

Über den Autor: 

Büro-Effizienz-Experte (ntv) und „Aufräumer Nr.1“ (rtl), Experte für digitales Arbeiten. Jürgen Kurz ist Unternehmer, Senior-Consultant und Blogger. Er ist der Begründer von Büro-Kaizen^®, einer Methode, die mindestens 20 % mehr Effizienz im Büro ermöglicht. Die Schwerpunkte sind effiziente Prozesse im Büro, digitale Lösungen, das Büro von morgen und mobiles Arbeiten. Kaizen kommt aus dem Japanischen und bedeutet „ständige Verbesserung“. Ich habe das aus Produktionsprozessen stammende Kaizen-Prinzip auf die Büroorganisation erfolgreich übertragen. Mein Versprechen: „Sie räumen noch genau einmal auf und dann NIE wieder!“ Inzwischen gelte ich als Deutschlands anerkannter Aufräum-Experte.

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